Uma conferência de rotarianos é realizada anualmente em cada distrito, em data e local escolhidos de comum acordo pelo governador e pelos presidentes da maioria dos clubes, sendo que não deve coincidir com datas do Instituto Rotary, Assembléia Distrital, Assembléia Internacional ou convenção do RI. O conselho diretor do RI incentiva os distritos a realizar as conferências distritais no primeiro semestre do ano rotário.
O propósito da conferência distrital é fomentar o Objetivo do Rotary por meio de companheirismo, discursos motivadores e debates de asssuntos referentes ao RI que sejam relevantes aos clubes, principalmente tópicos especiais sugeridos pelo conselho diretor do RI ou pelo próprio distrito.
O evento serve para divulgar programas rotários e atividades dos clubes e do distrito, além de possibilitar a interação entre os clubes. Por ser a conferência distrital uma oportunidade para ajudar e manter estável e promover o crescimento do quadro social no distrito, as informações devem ser apresentadas de forma motivacional e em clima de companheirismo.
Todas as conferências distritais contam com a presença de um representante do presidente do Rotary International. Ao planejar, promover e presidir os encontros distritais oficiais, o governador deve ter em mente que o representante do presidente na conferência distrital ocupa a mesma posição protocolar que o ocuparia o presidente do RI.
O representante do presidente do RI deve fazer, no mínimo, dois discursos e um breve pronunciamento por ocasião da conclusão da conferência, em sinal de apreço ao distrito anfitrião.
Fonte: Baseado no Manual de Procedimento – Edição 2007 – págs. 54 a 56
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